会社員時代には何度も転勤した関係で、その都度「引継ぎ」がありました。
対面での引継ぎではなく、あくまでも書類ベースです。
新任地に赴いて驚かされたことは何度もありました。
前任者が使っていたデスクに文具や書類がそのままたっぷり入ったまま。
それも、分類などせずバラバラというかデタラメに収納しているのです。
結局、１日かけて整理する羽目になりました。
こういう整理整頓ができない人は意外に少なくないのです。
同じようにファイリングが下手な人もたくさんいました。
社内の通達文書を印刷し、そのたびにコクヨの紙ファイルにファイリング。
ロッカーや書棚には紙ファイルが溢れていました。
しかも、タイトルもついていません。
いちいち開かなければ内容がわからないのです。
こういうバラバラなファイリングをしていては話になりません。
自分で肝心の書類がどこにファイルされているかがわからなくなるのです。
新任地に行くたびに、チューブファイルを使って分野毎にファイルを作り直しました。
今は、電子ファイルの時代です。
ファイリングが下手な人は、電子ファイルもデスクトップ上のどこにあるかわからなくなります。
結局、紙であろうとデータであろうと、整理整頓を苦手とする人には同じこと。
電子ファイルの場合は、少なくともパソコンの中にあるという限定ができるだけマシかも。
私は、紙で保管すべきものは、今もチューブファイルに保存しています。
電子ファイルは、各事件に関するファイルと書式や情報系に分け、それぞれアイコンを作りました。
それぞれの中を、さらに体系的に分類してフォルダに情報を収納しています。
体系的なファイリング。これは六法や法律書の章立てに馴染んだおかげで得意になりました。
司法書士事務所では、おそらくファイリングは綺麗にできているはず・・・です。たぶん。
だって、法的な思考は体系が大事なのですから。
★ 紙のファイルは数冊のチューブファイルに集約
こうしておけば、「ああ、あそこにあるな」と簡単に思い出せるのです。