今回は、受任した事件毎のファイリングについてのお話。
まずは、私の会社員時代の話を。
損害保険各社のサービスセンター（事故処理部門）では、事件毎にファイリングをします。
この事件の書類は、このファイルに。
これは当然で、事件毎に一件記録を具えているのです。
このファイリング方法も各社まちまちです。
クリップやダブルクリップで留めてフォルダに挟み込む会社が多いようです。
ブック型のファイリングもあります。
ブック型は、書類毎に貼付するページが指定されています。
優れているのはブック型で、クリップ留めだとめくる時間がかかります。
どこにどの書類が綴じられているか？
どの書類が不足しているか？
これを把握しやすいのがブック型の利点です。
弁護士の訴訟事件のファイルは、コクヨ等の紙ファイルを使う例が多いようです。
カラーの仕切りカードを使ったり、あるいはタグシールを使うなどします。
こうすれば、どの書類がどこにあるかはすぐにわかります。
この整理の仕方も「ブック型ファイル」といえるでしょう。
私もこの方式を採用しています。
青の仕切りカードの部分にはこういう書類を、と決めているのです。
また、債務整理で債権者が多い場合にはタグシールを使います。
カラーのコピー用紙を使って、仕切りカードの中をさらに区切る場合も。
さらには、事件のタイプによってファイルそのものの色を分けています。
法テラスの支援を受けるケースは、それがわかるように背表紙にシールを貼付。
これは、法テラスへの報告漏れを防ぐ意味もあります。
パンチ穴を開けてはならない書類は、クリアファイルを使ってファイリング。
別保管はしません。飽くまでも一件記録でなければ情報の集約として意味がないからです。
こういうノウハウは自分で頭をひねって考えるより盗むのが一番。
誰かが数年かけて構築した手法を10分で自分のものにできたりします。
